Um processo de onboarding bem definido é parte essencial da estratégia da sua empresa. Entenda o porquê no artigo!
Receber um novo colaborador vai muito além de entregar um crachá ou mostrar onde fica a cafeteira. O onboarding é o primeiro grande momento de verdade entre a empresa e a pessoa recém-contratada. É nessa fase que se consolidam expectativas, alinham-se valores e começa a construção de um relacionamento duradouro.
Empresas com um bom processo de onboarding aumentam em até 82% a taxa de retenção denovos colaboradores e em 70% a produtividade nos primeiros meses. Esses dados da Brandon Hall Group mostram que o onboarding não é apenas uma formalidade, mas sim uma estratégia crucial para engajar, integrar e reter talentos desde o primeiro dia.
Em um cenário onde a competitividade por profissionais qualificados é cada vez maior, investir em um processo estruturado de acolhimento pode ser o diferencial entre formar um time de alta performance ou enfrentar constantes desligamentos e retrabalhos.
Neste artigo, você vai entender oque é onboarding, sua importância, etapas essenciais e como a tecnologia pode ser uma aliada para tornar tudo mais fluido, eficiente e escalável.
Onboarding refere-se ao processo de integração de um novo colaborador à cultura, aos processos e às rotinas de uma empresa.
Muito além de entregar equipamentos ou preencher documentos, o onboarding tem o papel de acelerar a adaptação, criar vínculos com o time e garantir que o profissional entenda seu papel estratégico na organização.
Começar em um novo emprego é um momento decisivo para o colaborador — e também para a empresa.
O onboarding vai muito além da recepção inicial: é o processo que transforma insegurança em confiança, acelera a adaptação e fortalece o vínculo com a cultura organizacional. É nesse momento que a empresa mostra ao novo talento que ele é bem-vindo, valorizado e parte de algo maior.
Na prática, um onboarding bem executado impacta diretamente na integração, produtividade e retenção de colaboradores. Sua importância vai além do operacional. Um onboarding bem estruturado:
Em resumo, o onboarding é o primeiro passo para transformar um novo contratado em um colaborador de alta performance — e isso começa já no pré-boarding, antes mesmo do primeiro dia oficial.
Um bom processo de onboarding vai muito além de apresentar a empresa e entregar equipamentos no primeiro dia. Ele começa antes mesmo da contratação ser efetivada, em uma etapa chamada pré-boarding,e pode se estender por semanas ou até meses — sendo comum adotar um ciclo de 90dias, período considerado ideal para garantir a adaptação, o engajamento e o alinhamento do novo colaborador com a cultura e os objetivos da organização.
Veja os principais passos para estruturar um onboarding eficiente:
1. Planeje o pré-boarding
Antes mesmo do primeiro dia, envie um e-mail de boas-vindas, compartilhe documentos importantes, informações sobre dress code, horários e até quem será o “buddy” ou mentor da jornada. Isso reduz a ansiedade e prepara emocionalmente o novo talento.
2. Tenha uma recepção acolhedora
O primeiro dia precisa ser memorável. Organize o ambiente de trabalho (físico ou digital), deixe tudo pronto para uso e planeje um momento de integração com a equipe. Pequenos gestos contam muito: um kit boas-vindas, uma mensagem personalizada ou até um café com o time.
3. Apresente a cultura e os valores
O onboarding é a melhor hora para reforçar a cultura da empresa. Apresente a missão, visão e valores da organização de forma envolvente, com exemplos práticos. Isso fortalece o alinhamento e acelera o sentimento de pertencimento.
4. Capacite com conteúdos relevantes
Compartilhe treinamentos, trilhas de aprendizagem e documentos que ajudem o novo colaborador a entender os processos, sistemas e responsabilidades da função. O ideal é usar plataformas de educação corporativa para manter esse conteúdo organizado e acessível.
5. Estabeleça metas claras
Defina expectativas desde o início: metas de curto prazo, indicadores de performance e entregas esperadas. Isso orienta o colaborador e ajuda na avaliação contínua da sua evolução.
6. Acompanhe com feedbacks
Realize checkpoints ao longo das primeiras semanas. Pode ser uma conversa informal no café ou uma reunião estruturada. O importante é mostrar que o colaborador tem suporte, está no caminho certo e pode evoluir com segurança.
Um processo de onboarding bem estruturado é dividido em etapas estratégicas, que se complementam para garantir a adaptação completa do novo colaborador — desde o aceite da proposta até os primeiros meses de trabalho. Abaixo, você confere as principais fases:
1. Pré-boarding (antes do primeiro dia)
Essa etapa ocorre entre a assinatura do contrato e o primeiro dia de trabalho. É aqui que começa a experiência do colaborador. Enviar comunicações personalizadas, preparar acessos, compartilhar documentos e apresentar a programação inicial já mostra profissionalismo e cuidado.
Objetivo dessa etapa é reduzir a ansiedade, alinhar expectativas e criar uma experiência positiva antes mesmo da entrada oficial.
2. Boas-vindas e integração(primeiros dias)
É o momento de apresentar o colaborador à equipe, explicar a cultura organizacional, valores e o propósito da empresa. Aqui também acontece a ambientação com ferramentas, rotinas e estrutura da área.
Isso gera engajamento emocional e facilita o senso de pertencimento desde o início.
3. Treinamentos técnicos e comportamentais (1ª a 4ª semana)
O colaborador recebe treinamentos relacionados ao seu cargo, aos processos internos e aos comportamentos esperados. Muitas empresas também utilizam essa fase para capacitação em ferramentas digitais, políticas internas e compliance.
Isso garante que o novo talentos e sinta confiante para exercer suas funções.
4. Acompanhamento e metas (30,60 e 90 dias)
Aqui, o foco está em acompanhar a evolução do colaborador, alinhar expectativas, oferecer feedbacks e analisar se os objetivos estão sendo alcançados. Muitos RHs estruturam um plano de 90 dias com marcos claros.
O objetivo é sustentar a curva de aprendizagem, medir performance e garantir engajamento.
5. Encerramento formal do onboarding
Após cerca de 3 meses, é ideal realizar uma reunião final de onboarding para entender como foi a experiência do novo colaborador, o que pode ser melhorado e o que deu certo.
Aqui você valida o processo, coleta feedback e transforma insights emmelhorias contínuas.
Embora muitas vezes usados como sinônimos, onboarding e integração não são exatamente a mesma coisa. Entender essa diferença ajuda a estruturar melhor a jornada do novo colaborador e garantir uma experiência mais completa e estratégica.
A integração costuma ser uma etapa pontual e operacional: é o momento em que o novo colaborador é apresentado à equipe, conhece o espaço físico (ou os canais digitais), recebe seu crachá, e-mail corporativo, equipamentos e acessos aos sistemas. É essencial, mas limitada.
O onboarding é um processo mais amplo e contínuo. Ele engloba a integração, mas vai além: envolve cultura, treinamentos, alinhamento de expectativas, acompanhamento e construção de vínculos com a empresa. Pode durar de 30 a 90 dias (ou até mais, em empresas com cargos complexos), e tem como objetivo acelerar a produtividade, o engajamento e a retenção do novo talento.
Em resumo: toda integração faz parte do onboarding, mas o onboarding vai muito além da integração.
Não existe uma regra única sobrea duração ideal do onboarding — ela varia conforme o perfil do cargo, o nível de complexidade da função e a cultura da empresa. No entanto, especialistas indicam que um bom processo de onboarding deve durar entre 30 e 90 dias, podendo se estender por até 6 meses em posições mais estratégicas.
Veja uma sugestão de duração por perfil:
Até 30 dias
Para funções operacionais ou cargos com curva de aprendizagem mais rápida. O foco deve estar na ambientação, entrega de materiais e primeiros feedbacks.
30 a 60 dias
Para cargos técnicos ou de média complexidade. Além da integração, é importante acompanhar metas iniciais e promover capacitações.
60 a 90 dias (ou mais)
Ideal para lideranças, cargos estratégicos ou posições que exigem alto grau de alinhamento cultural. Aqui, o onboarding deve incluir:
Mas o que mais importante não é só o tempo, mas a qualidade e consistência do processo. Um onboarding bem executado transforma a experiência do colaborador e contribui diretamente para os resultados do negócio.
Um onboarding bem-feito não significa apenas um bem-estar do colaborador recém-contratado. Significa saúde financeira para a empresa contratante. Imagine só: você contrata um colaborador e o mesmo tem uma experiência negativa nos primeiros dias na empresa e pede demissão. Este é um processo custoso por envolver muitos custos diretos e indiretos associados a novas contratações.
Um estudo conduzido pela SHRM, aponta que 67% dos recursos é destinado para despesas indiretas relacionadas à contratação de, e os 33% restantes são custos “tangíveis”. Além disso, a alta rotatividade de profissionais afeta diretamente a produtividade, treinamento, desenvolvimento e integração dos colaboradores, uma vez que a cada nova contratação é preciso iniciar todo o processo do zero.
Então, em outras palavras, perder funcionários é extremamente caro. Pois, a busca recorrente por novos colaboradores leva tempo e custa dinheiro. Portanto, contratar corretamente é ideal para evitar esses desperdícios.
O mercado de trabalho está cadavez mais concorrido, isso é um fato. Atualmente, o poder de decisão está concentrado na mão dos profissionais, e caso eles não gostem ou não se adaptem a vaga, buscarão outra oportunidade.
Um bom processo de onboarding define o tom do EX – experiência – do colaborador. Portanto, se concentrar em fatores como cursos capacitantes, desenvolvimento e crescimento de carreira, pacote de benefícios, entre outros, contribuem (e muito) para uma experiência positiva.
Lembre-se: investir nos colaboradores significa investir no crescimento da empresa, afinal, são eles que irão contribuir para isso.
Profissionais engajados vão além das expectativas, sendo mais produtivos e gerando lucros para a organização, e de quebra reduzem as taxas de turnover e absenteísmo.
A integração, quando realizada de modo correto, auxilia os colaboradores a se conectar com a organização, estando alinhados com a missão, visão e valores.
Dica: Adotar uma política de recompensas e de feedbacks pode aumentar o envolvimento dos colaboradores. Isso porque ser reconhecido pelo trabalho é uma forma de motivação para gerar resultados cada vez melhores. Já a política de feedbacks é uma oportunidade para eles contribuírem com a organização, por meio de sugestões, por exemplo.
Reter talentos é um grande desafio para as organizações. Mas, isso pode ser superado com um bom onboarding. Estima-se que aproximadamente 82% dos talentos que passam por um forte processo de integração são retidos, isto é, não deixam o emprego, segundo a Glassdoor.
Para isso, é necessário adotar uma boa política de boas-vindas e oferecer uma transição e adaptação tranquila para o novo colaborador.
Com a adoção da admissão digital, por exemplo, o RH pode diminuir razoavelmente a burocracia e a papelada da contratação. O próprio colaborador consegue subir os dados e documentos na plataforma, preencher os formulários e até mesmo assinar o contrato digitalmente. O processo se torna muito mais ágil e fluido, reduzindo possíveis ‘gargalos’.
Estima-se que 69%, segundo o Human Capital Institute, das organizações que investem no onboarding relatam uma assimilação mais fácil da cultura organizacional. Para isso, é essencial que os responsáveis pela integração compartilhem claramente informações sobre a missão, visão e valores da empresa no início e durante toda a jornada do colaborador.
Para isso, você pode utilizar materiais voltados para integração (vídeos, PDFs, entre outros) e realizar reuniões gerais para apresentar histórias de sucesso de profissionais mais antigos, por exemplo.
Focar na construção de uma cultura corporativa forte e intencional, e compartilhá-la durante todas as etapas (recrutamento, integração e desenvolvimento), contribui para a companhia ser vista com bons olhos pelos colaboradores.
Investir em um processo de onboarding estruturado é mais do que uma boa prática de RH — é uma estratégia de negócio. Quando novos colaboradores são bem acolhidos, treinados e engajados desde o início, a empresa acelera resultados, fortalece sua cultura e reduz drasticamente o turnover.
Com o HCM da Senior, o RH facilita a gestão do setor, por permite a automatização de atividades administrativas, centraliza as informações em um só local e ainda auxilia no monitoramento dos processos de seleção e recrutamento de novos colaboradores.
Além disso, ele possui uma gama de recursos que facilitam outras atividades, como:
Outra excelente vantagem está na garantia de segurança dos dados dos colaboradores, a plataforma auxilia a empresa a manter o compliance com a LGPD, uma vez que protege todas as informações e mitiga as chances desses dados se perderem.
Descubra como o HCM da Senior pode elevar a performance do seu RH desde o primeiro dia do colaborador.
Crédito: Senior.com.br
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